Новогодний корпоратив в Алматы: план подготовки по неделям

Каждый год в декабре повторяется одна и та же история. Кто-то в компании вспоминает о корпоративе в начале месяца, звонит в любимый ресторан, а там уже всё занято. Ведущий, которого хвалили коллеги, расписан на все пятницы. Остаётся брать то, что свободно.

Чтобы этого не случилось, ниже простой план. Его можно распечатать и отдать тому, кто отвечает за праздник.

Октябрь: дата, бюджет и главные подрядчики

Это самый важный месяц. Решения, принятые сейчас, определят, каким будет вечер.

• Согласуйте дату с руководством. Пятница и суббота во второй половине декабря — самые популярные дни. Если коллектив готов собраться в четверг или в начале месяца, выбор площадок и ведущих будет заметно шире.
• Определите бюджет на человека. Не общую сумму, а сколько компания готова потратить на одного гостя. Так проще сравнивать рестораны.
• Посчитайте гостей. Хотя бы примерно: до 20, 20–50, 50–100 или больше. От этого зависит площадка, аппаратура и формат программы.
• Забронируйте площадку и ведущего. Именно в таком порядке, но в одну неделю. Хороший ведущий подскажет, подходит ли зал под программу: есть ли место для конкурсов, где поставить звук.

Ноябрь: программа и пожелания коллег

Когда дата и место закреплены, можно заняться содержанием.

• Проведите короткий опрос. Три вопроса в общем чате: какой формат хочется (ужин, вечеринка, тематический вечер), есть ли дресс-код, кто готов участвовать в номерах.
• Встретьтесь с ведущим. Расскажите о компании: сколько лет, чем занимаетесь, кто придёт, есть ли новички, будут ли партнёры. Отдельно проговорите, какие темы трогать нельзя.
• Решите вопрос с награждением. Если руководство хочет отметить лучших сотрудников, это нужно встроить в программу, а не делать «между горячим и десертом».
• Подумайте о Деде Морозе. Если на праздник придут дети сотрудников или вы хотите эффектный момент в середине вечера, Деда Мороза и Снегурочку тоже бронируют заранее.

Первая половина декабря: детали

• Уточните у ресторана тайминг подачи блюд и передайте его ведущему.
• Соберите список тех, кого нужно поздравить или наградить, с правильным произношением имён и должностей.
• Если нужны видео или презентация на экране, проверьте, есть ли в зале проектор и кто будет им управлять.
• Продумайте, как гости доберутся домой. В декабре такси в Алматы после 23:00 ждать долго, особенно в пригород.

За неделю до праздника

• Финальный созвон с ведущим: количество гостей, время начала, контакт администратора ресторана.
• Подарки и дипломы подписаны и сложены по порядку награждения.
• Назначьте одного человека, который в день праздника решает все вопросы. Ведущему и ресторану нужен один контакт, а не пять.

Главная ошибка

Оставить всё на последние две недели. Тогда корпоратив получается «каким получилось», а не таким, каким его хотели сделать. Октябрь — лучший месяц, чтобы спокойно всё решить.